Comme toute centrale d’achats, l’AGAP Grand-Est agit pour établir des contrats cadres avec des fournisseurs, pour que ses membres puissent bénéficier des mêmes tarifs, quelle que soit leur taille ou leur localisation géographique.
Toutefois, le mode de fonctionnement de l’AGAP Grand-Est, issu de son origine associative, présente des particularités qui la distinguent nettement des autres acteurs du secteur.
En effet, les établissements adhérents qui le souhaitent, et qui disposent des ressources humaines nécessaires, peuvent proposer des coordonnateurs de marché, qui sont nommés par l’AGAP Grand-Est et agissent ensuite pour son compte.
Chaque marché est donc supervisé par un coordonnateur unique, salarié d’un établissement, et qui agit au nom de l’intérêt de tous les adhérents.
Professionnel d’un établissement sanitaire ou médico-social, il s’implique particulièrement dans la rédaction des marchés (CCTP), dans la veille autour des évolutions de son marché, dans la vie du contrat.
Le coordonnateur de marché est donc l’interlocuteur référent pour le fournisseur dans ses relations avec l’AGAP Grand-Est.
En conséquence, les salariés et les moyens nécessaires au fonctionnement de l’AGAP Grand-Est sont donc réduits, et se concentrent sur l’encadrement juridique et technique des consultations, sur l’animation du réseau des adhérents, sur le traitement des litiges éventuels et sur le fonctionnement de l’association. C’est pourquoi les frais d’adhésion à l’AGAP Grand-Est pour les établissements et les remises de fin d’année demandées aux fournisseurs pour rémunérer les services assurés par l’association restent modiques.
Lors de l’établissement ou lors du renouvellement d’un marché, l’AGAP Grand-Est questionne ses adhérents et établit la liste des participants à la démarche. Ces participants s’engagent à recourir aux services du fournisseur qui sera attributaire à l’issue de l’appel d’offre.
Ainsi, les fournisseurs qui soumissionnent peuvent connaître précisément les établissements associés à la consultation, et le coordonnateur peut estimer les volumes de produits ou de services objets du marché. Cette démarche de recensement est essentielle car il s’agit d’un engagement fort des adhérents qui s’associent solidairement de la sorte pour grouper leurs achats.
A la suite de la remise des offres des candidats, une commission d’attribution est réunie par l’AGAP Grand-Est, composée de référents d’établissements adhérents, de coordonnateurs et d’un administrateur de l’association. Cette commission délibère et propose l’attribution du marché au Président de l’AGAP Grand-Est.
